Een verkennend artikel over een nieuw vakgebied voor rijksambtenaren
door Erik Pool
Waarom is een visie op het vak van gespreksleider cruciaal? En wat zou zo’n visie kunnen inhouden? Deze vragen staan geagendeerd tijdens een werksessie op de professionaliseringsdag eind 2023 voor de community van gespreksleiders bij het Rijk. Met het team van Dialoog & Ethiek (Rijksoverheid, BZK) beleggen we dergelijke dagen vier keer per jaar, om ervaringen uit te wisselen in goed voorbereide werksessies. Met vijftig tot zestig collega’s komen we samen. Om actuele ontwikkelingen te delen, kennis over te dragen, nieuwe werkvormen te trainen. En om elkaars support in te roepen bij de concrete klussen die in de thuisorganisaties worden uitgevoerd, zoals samen een voorstel schrijven, een gesprek met het directieteam voorbereiden of afspreken hoe we een grote serie gesprekken kunnen begeleiden over bijvoorbeeld leiderschap, ambtelijk activisme of integriteit.
Zoals altijd ga ik met meer inspiratie weg dan ik binnenkom. Het lijkt erop dat dit voor de meeste deelnemers geldt. Zo was het nog niet toen we in de zomer van 2022 met deze professionaliseringsdagen begonnen. We hebben tijd nodig gehad uit te vinden wat deze dagen precies konden betekenen voor de deelnemers, welke invulling daar bij paste en hoe we voldoende konden aansluiten op de actuele ontwikkelingen. De formule is gegroeid, ook omdat de deelnemers gaandeweg zelf meer ervaring zijn gaan opdoen met goede gesprekken (mogelijk maken of begeleiden) in hun eigen organisaties. Daardoor kunnen deze ervaringen dus ook steeds beter een rol spelen bij het ontwerp van de professionaliseringsdagen. Behoefte en aanbod komen zo dichter bij elkaar. De meerwaarde groeit. En de inspiratie kan er gemakkelijk opbloeien.
Voor deze keer ben ik gevraagd een deelsessie te verzorgen over het onderwerp: ‘visie op gespreksleiding’. Het moet geen lezing worden, is de instructie vooraf, maar een interactieve sessie, waarin de vragen en ervaringen van de deelnemers volop meedoen. Ik heb een korte introductie voorbereid over het waarom van deze sessie en over twee thema’s die ik voorstel als kapstok te gebruiken voor het gesprek. Dat gesprek wil ik graag organisch laten verlopen, zonder een dominante structuur of opbouw. Dat past bij het verkennende karakter dat we, denk ik, nodig hebben, omdat visievorming in dit vakgebied nog in de kinderschoenen staat. Er is bijvoorbeeld nog geen georganiseerde beroepsgroep die werkt met een normatief corpus of met geactualiseerde richtlijnen. We kunnen dus niet terugvallen op beschikbare kaders maar moeten het voor de visievorming hebben van de rijke traditie (uit de praktische filosofie), van de ervaringen van de mensen die aan de visievorming bijdragen en van de context waarbinnen gespreksleiders werken. In ons geval is dat dus de rijksoverheid, waarmee al onmiddellijk het speelveld is ingekleurd.
Het eerste thema dat ik aanreik voor ons verkennende visiegesprek, betreft dan ook de democratische context waarin gespreksleiders binnen het Rijk hun werk doen. We zullen zien dat dit allerlei vakmatige kwesties aanreikt en vragen op scherp zet.
Het tweede thema heb ik gespreksleiderschap gedoopt, een voor velen nieuw begrip dat ik zelf graag gebruik als naam voor dit vak. Het drukt uit dat gespreksleiders leiderschap nodig hebben én dat het goed zou zijn als formele leiders de kunst van het gespreksleiderschap leren beheersen. Beide zijn geen vanzelfsprekende opvattingen en in de praktijk zijn ze zeker geen sinecure. Dat zal ik verderop in dit artikel verder verkennen, daarbij geïnspireerd door ons visiegesprek op de professionaliseringsdag want we botsen geregeld op de thematiek van formeel en informeel leiden en wat dit betekent voor het leiden van gesprekken.
De opzet van dit artikel
In het eerste stuk schets ik met grove penseelstreken het verloop van het gesprek, niet zozeer op basis van de inhoud maar vooral in procestermen. Zo probeer ik wat zicht te bieden op de aard van mijn begeleiding en kan dit misschien een praktijkvoorbeeld zijn van een verkennend gesprek dat enkele principes van dialoogbegeleiding illustreert. Het is geen ultiem voorbeeld van een socratisch onderzoek of moreel beraad, maar toont hoe een vrij gesprek kan groeien over een onderwerp dat bij de deelnemers dicht aan het hart ligt en nog veel onduidelijkheden en onzekerheden bevat. Ik zal in het eerste stuk laten zien met welke inhoudelijke introductie ik het gesprek heb opgestart, welke gespreksprincipes ik heb geprobeerd te volgen en op welke manier we zijn geëindigd.
Over dat einde hier alvast een toelichting. Dat betrof in dit geval een korte schriftelijke reflectie. In schrift reflecteren op een gesprek is een krachtige manier om de eigen vakkundigheid op het terrein van gespreksvoering te vergroten. Reflecteren kan achteraf en uitgebreid, zoals ik heb gedaan ten behoeve van dit artikel, maar het kan ook in de vorm van bijvoorbeeld korte aantekeningen die de gespreksleider na afloop of de volgende dag voor zichzelf noteert. Ook gespreksdeelnemers kunnen middels schriftelijke reflecties wijzer worden, over zichzelf, over de dynamiek in het gesprek, over de inhoud van het onderzoek dat in het gesprek plaatsvindt, over één aspect waar de aandacht aan is blijven haken, enzovoort. We hebben iets van zo’n reflectie in ons visiegesprek ingebouwd door aan het eind enkele minuten stille schrijftijd te bieden. De deelnemers kunnen op schrift stellen met welk vraagstuk elk van hen terugkeert naar de eigen organisatie.
Het daadwerkelijk noteren is een relevant punt. In het hoofd een zin formuleren biedt minder aanknopingspunten om er naar te kijken dan wanneer de zin of vraag wordt uitgeschreven en op papier of op een scherm verschijnt. Dit kijken biedt letterlijk afstand, en dát bevordert het kritische oordeel, van jezelf, over iets dat je net zelf heb bedacht. Telkens als ik toelaat dat mensen ook ‘in het hoofd’ een aantekening mogen maken, wordt de taal minder precies, is het minder goed herhaalbaar, en rommelt de spreker meer met de details van de gedachte. Het denken lijkt minder slordig te worden door de discipline van het schrijven. De werkwoorden zijn bewuster gekozen, de opbouw is preciezer, de formulering raakt beter het kernpunt van de gedachte.
Zo’n schrijfopdracht levert in een gesprek expliciete introspectietijd op. Het is een moment van rust en reflectie, hoe kort ook. Dat is altijd waardevol, ook op een gewone werkdag, al was het maar om de sleur van een regulier werkoverleg te onderbreken of de teamontmoeting op een bepaald moment wat meer diepgang te geven. Tijdens zo’n stille schrijfopdracht gaat de teamdynamiek (of de ‘group think’) minder snel aan de haal met iemands persoonlijke denken en kan er vrije denkruimte ontstaan waarin de deelnemers beter luisteren naar hun innerlijke stem.
Dankzij deze effecten ontstaan er nu ook, in de stilte van een afrondende schrijfopdracht aan het eind van ons visiegesprek, persoonlijk gearticuleerde inzichten. Die inzichten hebben we met elkaar gedeeld door de één voor één hard op voor te lezen. Ik schrijf op flip-over mee. Zo kan iedereen er (nogmaals) naar kijken, en aanvulling op het aanhoren. En zo ontstaat er voor sommige weer een extra momentje van reflectie als ik moet doorvragen omdat ik het niet goed versta of als de formulering nog wat onlogisch lijkt. Sommige woorden worden in deze flipover-ronde nog even bijgesteld of weggehaald. Het denken gaat weer een stukje verder, dat is wat we graag zien gebeuren.
De lijst van vragen die zo op flip-over komt te staan zal ik hier herhalen, omdat daarmee enigszins duidelijk is welke onderwerpen in dit visiegesprek aan de orde komen en de voedingsbodem zijn voor de individuele vragen. Zo laat ik de lezer niet helemaal in het ongewisse over de gespreksinhoud zonder er een inhoudelijk ‘gespreksverslag’ van te maken.
Vraagstukken (of vragen) die de deelnemers naar aanleiding van de sessie meenemen naar hun organisatie c.q. ‘context waarin ze werken’:
– Als hiërarchie leidend is, hoe dan toch ruimte (mogelijk maken, houden) voor gelijkwaardigheid?
– Hoe combineren we het gesprek over integriteit, ethiek en de rechtsstaat in de organisatie?
– Hoe voer je goed verwachtingsmanagement (i.r.t. besluitvorming, dat niet in het gesprek plaatsvindt) als je het gesprek aangaat?
– Idee dat ik meeneem: Dialoog is in het klein wat democratie is in het groot.
– Hoe draag ik bij als organisatie (niet-overheid) aan jullie organisatie (overheid), om al deze vragen tot de verantwoordelijkheid van de organisatie te maken en niet tot die van het individu?
– Hoe ga ik de mensen zien als mens in het gesprek en hen los te weken uit hun context?
– Hoe zet ik de macht aan?
– Hoe breng ik vertraging in dit werk, om niet te bezwijken onder / toe te
geven aan de verleiding om in de haast te besluiten, te werken, te
functioneren etc?
– Hoe heb ik oog voor de verschillende petten, rollen van deelnemers
(aan een dialoog)?
– Heb je als gespreksleider altijd de opdracht om binnen je werkcontext
de dialoog en het zindelijk denken te bewaken en te bevorderen?
– Hoe kun je een cultuur van dialoog creëren in alle lagen van de organisatie en tussen de organisatie en de belangrijkste stakeholders?
– Hoe mag ik bijdragen aan D&E om een weg te vinden voor dit visievraagstuk?
– Hoe kom ik bij woorden om aan te sluiten bij wat gespreksleiders willen leren – en gaat het wel om woorden?
Deze lijst met vragen is een geheugensteun nu ik enkele weken later terugkijk en dit artikel schrijf. Bij elke vraag kan ik ministens één flard van het gesprek terughalen dat hiermee verwant is. Zo kan ik het tweede gedeelte van dit artikel schrijven, waarin ik enkele inhoudelijke kwesties zal bespreken die naar mijn smaak voor de visie op het vak van belang zijn. Die kwesties hebben we in het gesprek soms letterlijk besproken en vaak ook slechts licht aangeraakt. We hebben de kwesties zeker niet zo ver uitgediept als ik nu in dit artikel op eigen kracht wel doe. Deze uitdieping groeit nu ik enkele weken later reflecteer op het visiegesprek en schrijvend mijn gedachten orden. De vakmatige kwesties die ik naar aanleiding van het visiegesprek in het tweede deel van dit artikel behandel, zijn: neutraliteit, belangeloosheid, rolverwarring, vergaderhiërarchie, leiderschapsvisie en taalexclusie.
In een afrondend slot formuleer ik vijf lessen die ik denk te kunnen trekken uit het visiegesprek en de verdiepende reflectie waarvan ik hier verslag doe. Dat eindigt met praktische wijsheid, omdat al onze inspanningen daar op gericht blijven.
[dit artikel is nog ‘under construction’; het wordt later in definitieve vorm op deze pagina gepubliceerd]
